École

Le menu de gauche suit l'organisation de l'établissement.

1. Le Tableau de bord résume l'année : inscriptions, effectifs, cours, paiement de la scolarité et présence.
2. Le menu est rangé par domaine : Structure, Pédagogie, Personnel, Ressources humaines, Gestion, Communication, Vie scolaire, Sortie enfant, Transport scolaire, Comptabilité et Accès rapide.
3. L'icône Administration, en haut de l'écran, ouvre les réglages : comptes du personnel et des parents, utilisateurs, journaux, sécurité, paramètres et SMS.

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La structure de l'établissement, à faire avant les inscriptions.

1. Dans Structure, créez les Catégories (primaire, collège, lycée…), puis les Niveaux.
2. Créez les Classes de chaque niveau, puis les Matières.
3. Dans Pédagogie › Cours programmé, reliez chaque matière d'une classe à son enseignant.

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Inscription, réinscription, scolarité : un montant par niveau.

1. Ouvrez Comptabilité › Frais.
2. Touchez Ajouter un frais, choisissez le niveau et le type de frais, puis le montant en GNF.
3. Vérifiez le Total des frais de chaque niveau avant les inscriptions.

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L'inscription au guichet, puis sa validation.

1. Ouvrez Comptabilité › Inscription.
2. Remplissez la fiche : identité de l'élève, parents, niveau, classe, remise éventuelle, téléphone et adresse du responsable.
3. Touchez Inscrire.
4. L'inscription apparaît dans Inscriptions à valider : un responsable la valide pour qu'elle compte dans les effectifs.

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Pour inscrire toute une classe d'un coup.

1. Ouvrez Comptabilité › Importer les élèves.
2. Touchez Télécharger le modèle Excel et remplissez-le sans changer les colonnes.
3. Choisissez la session et la classe, joignez le fichier et touchez Importer les élèves.
4. Vérifiez les Élèves en attente, puis touchez Valider tous.

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L'élève garde son dossier et son matricule.

1. Ouvrez Comptabilité › Réinscription.
2. Choisissez l'Année cible, écrivez le matricule, puis touchez Rechercher.
3. Vérifiez la nouvelle classe et confirmez.

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Les familles déposent leur dossier sur la fiche publique de l'école.

1. Ouvrez Comptabilité › Pré-inscriptions.
2. Dans Réglages, ouvrez ou fermez les pré-inscriptions, fixez la date limite, les frais de dossier et les pièces demandées. Touchez Copier pour partager le lien public.
3. Ouvrez un dossier pour le traiter : demander une pièce manquante, accepter ou refuser. La famille suit son dossier en ligne.
4. Un dossier accepté se transforme en inscription sans tout ressaisir.

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Encaisser la scolarité et imprimer le reçu.

1. Ouvrez Comptabilité › Paiements. Filtrez par session, type de frais, niveau ou classe.
2. Sur la ligne de l'élève, touchez Voir le détail.
3. Ouvrez l'onglet Formulaire de paiement, saisissez le montant et le mode de paiement, puis enregistrez.
4. Le versement apparaît dans l'onglet Historique, avec son reçu. Imprimer le relevé donne la situation complète de l'élève.

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Un rappel ponctuel ou des relances automatiques.

1. Pour un élève : dans le détail de ses paiements, touchez Envoyer un rappel.
2. Pour toutes les familles : ouvrez Comptabilité › Relances. Activez Relances automatiques activées, réglez les étapes (jour, envoi, SMS) et touchez Enregistrer.
3. Une famille qui a un arrangement peut être exclue jusqu'à une date : Exclure.

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Scolarix refuse les conflits d'enseignant, de classe ou de salle.

1. Ouvrez Pédagogie › Cours programmé, puis le cours voulu (une matière dans une classe).
2. Ajoutez ses créneaux : jour, heure de début, heure de fin et salle.
3. Si l'enseignant, la classe ou la salle est déjà pris, Scolarix l'indique et n'enregistre pas le créneau.
4. Pédagogie › Emploi du temps affiche la semaine de chaque classe. Touchez Imprimer / Exporter pour la version PDF ou Excel.

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Les notes saisies par les enseignants passent par la direction.

1. Ouvrez Pédagogie › Notes : À noter liste les examens et leur état.
2. Suivi des notes montre les classes et matières en retard de saisie.
3. Les corrections demandées par les enseignants sont dans Demandes de modification. Acceptez ou refusez.
4. Contestations rassemble les notes contestées par les élèves et les parents.

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Le titulaire rassemble les appréciations et rédige l'avis du conseil.

1. Ouvrez Pédagogie › Appréciations.
2. Pour chaque classe et période, voyez où en sont les appréciations des enseignants.
3. Touchez Ouvrir pour rédiger l'appréciation générale du conseil de classe (avec une proposition), ou Fin d'année pour la décision annuelle.

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Les bulletins de toute une classe, en français ou en anglais.

1. Ouvrez Structure › Classes, puis la classe voulue.
2. Dans Actes de la classe, choisissez Bulletin de notes (trimestre ou semestre) ou Bulletin annuel.
3. Choisissez la période et la langue, puis imprimez.

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Les familles demandent, l'école imprime et signe.

1. Ouvrez Demandes de documents (sous Tableau de bord).
2. Nouvelles demandes : imprimez le document.
3. Imprimés — à signer puis Signés : suivez chaque document jusqu'à sa remise.
4. Tarifs des documents fixe le prix de chaque type de document.

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Une information ciblée, avec la liste de ceux qui l'ont lue.

1. Ouvrez Communication › Annonces, puis touchez Nouvelle annonce.
2. Écrivez le titre et le message, choisissez le niveau d'importance (Information, Important, Urgent) et ajoutez si besoin une pièce jointe.
3. Choisissez les destinataires (parents, élèves, enseignants, personnel) et la portée : toute l'école, des niveaux ou des classes.
4. Choisissez Publier maintenant ou Programmer, puis Enregistrer et publier.
5. La colonne Lecture montre qui a lu. Dans le suivi de l'annonce, Relancer les non-lecteurs la leur renvoie.

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Répondre aux familles et garder des échanges corrects.

1. Ouvrez Communication › Messages pour lire et répondre. Nouveau message démarre une conversation.
2. Modération liste les messages signalés : vous pouvez les examiner et agir.

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Cartes d'élève avec QR code, sur papier Bristol ou PVC.

1. Pour une classe : Structure › Classes, ouvrez la classe, puis Badges dans Actes de la classe.
2. Pour un élève : Comptabilité › Badges, écrivez le matricule et touchez Verifier.
3. Les badges du personnel se trouvent dans Ressources humaines.

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Scanner les cartes à l'entrée et suivre l'assiduité.

1. Ouvrez le scanner (icône en haut de l'écran) et présentez la carte de l'élève devant la caméra.
2. Accès rapide › Présences affiche l'assiduité par niveau, les derniers pointages et la situation de chaque élève.

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Seules les personnes autorisées repartent avec l'enfant.

1. Ouvrez Sortie enfant › Scanner portail et scannez le QR code présenté par la personne.
2. Scolarix affiche sa photo et les enfants qu'elle peut récupérer : vérifiez que c'est bien elle avant de laisser partir l'enfant.
3. Sécurité du jour montre les enfants encore présents à l'heure limite.

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Chacun reçoit son identifiant ; ses droits suivent sa fonction.

1. Touchez l'icône Administration, en haut de l'écran.
2. Ouvrez Personnel ou Parents. Dans la liste, ouvrez le menu d'actions de la personne et choisissez Créer compte (Créer son compte pour un parent).
3. Remettez l'identifiant et le mot de passe, ou un lien de connexion à usage unique.
4. Pour le personnel, donnez les droits de sa fonction (Directeur, Caissier, Comptable, Secrétariat, Surveillant…).

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Les demandes arrivent dans Ressources humaines.

1. Ouvrez Ressources humaines › Congés. À valider liste les demandes en attente.
2. Touchez Approuver ou Refuser. Un commentaire est obligatoire pour un refus.

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Effectifs, présence, résultats et finances.

1. Accès rapide › Rapports : rapports par école, classe, élève ou jour, avec impression.
2. Accès rapide › Finances et Enseignement : les tableaux de bord de la direction.
3. Rapport hebdomadaire : chaque lundi, le résumé de la semaine passée.

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