Politique de confidentialité

Qui est responsable de vos données

L'établissement scolaire décide des données collectées et de leur usage : il est responsable du traitement. Scolarix fournit le logiciel, héberge les données pour le compte de l'établissement et ne les utilise pour aucun autre but (ni publicité, ni revente).

Pour toute question, adressez-vous d'abord à la direction de l'établissement de votre enfant : la page de confidentialité propre à chaque école indique son contact.

Données traitées et pourquoi

• Scolarité : identité de l'élève, filiation, inscriptions, classes, emploi du temps, notes, appréciations, bulletins et documents délivrés. Pour assurer l'enseignement et délivrer les actes scolaires.
• Responsables : nom, lien avec l'élève, téléphone, e-mail, adresse. Pour vous joindre, vous informer et vous donner accès à l'espace parent.
• Vie scolaire : présences, retards, incidents, sanctions, convocations, plans de suivi. Pour l'encadrement des élèves ; consultation réservée aux personnes habilitées et tracée.
• Pièces du dossier : acte de naissance, pièces d'identité, certificats médicaux, carnet de vaccination. Pièces de santé : consultation tracée.
• Finances : frais, paiements, reçus. Pour la gestion de la scolarité et les obligations comptables.
• Sécurité : connexions, appareils, adresses IP, sorties des enfants (personnes autorisées). Pour protéger les comptes et les enfants.

Aucune décision concernant votre enfant n'est prise automatiquement : les indicateurs (risque de décrochage, profil d'orientation) aident l'équipe, qui décide.

Qui y a accès

• Le personnel de l'établissement, selon son rôle : un enseignant voit ses classes, la caisse voit les paiements, le dossier de vie scolaire est réservé à la direction et à la vie scolaire.
• Les responsables de l'élève, dans l'espace parent ; l'élève, dans son espace.
• Les prestataires techniques, pour la seule transmission des messages : opérateur SMS, service d'e-mail, WhatsApp (si l'établissement l'a activé), agrégateur Mobile Money (si le paiement en ligne est activé). Ils ne reçoivent que le numéro ou l'adresse et le message.
• Assistant d'aide à la direction : désactivé par défaut ; s'il est activé, seuls des chiffres agrégés (jamais un nom d'élève) peuvent être envoyés à un service d'intelligence artificielle externe.
• Les autorités, uniquement lorsque la loi l'impose (examens nationaux, statistiques officielles).

Vos choix (consentements)

Ces usages sont facultatifs : les refuser ne prive votre enfant d'aucun service scolaire. Vous répondez et changez d'avis à tout moment dans l'espace parent, rubrique « Mes données et consentements ».

• Photo et image de l'enfant dans la communication de l'établissement : Site internet, réseaux sociaux, affiches, journal de l'école. La photo d'identité des documents officiels (carte scolaire, bulletin) n'est pas concernée.
• Être recontacté après le départ de l'établissement : Association des anciens élèves, invitations aux événements. Sans accord, vos coordonnées sont effacées à la fin de la durée de conservation.

Les canaux de notification (SMS, WhatsApp, e-mail) se règlent dans vos préférences de notification ; la réponse STOP à un SMS ou à un message WhatsApp arrête les envois sur ce canal.

Combien de temps les données sont gardées

Chaque établissement fixe la durée de conservation après la dernière année d'inscription (par défaut 5 ans). Ensuite, sont effacés :

• Coordonnées de l'élève et des responsables (téléphones, e-mail, adresse, profession)
• Comptes de connexion des responsables qui n'ont plus aucun enfant inscrit
• Pièces de santé du coffre (certificat médical, carnet de vaccination)
• Dossier de vie scolaire : incidents, sanctions, observations, convocations, plans de suivi
• Consentements (sauf accord pour être recontacté)

Sont conservés, car ce sont des archives scolaires (un diplôme doit pouvoir être vérifié des années plus tard) ou des obligations comptables :

• Identité (nom, prénoms, date et lieu de naissance, matricule)
• Inscriptions, notes, bulletins et documents délivrés (archives scolaires, vérification des diplômes)
• Paiements (obligations comptables)

Autres durées : sessions de connexion 180 jours, journal de sécurité 400 jours, journal des accès aux données sensibles 3 ans, messages envoyés 30 jours (90 jours en cas d'échec).

Sécurité

• Accès par compte personnel ; mots de passe enregistrés sous une forme qui ne permet pas de les relire ; double authentification disponible, exigible par l'établissement.
• Chaque consultation d'un dossier de vie scolaire ou d'une pièce du dossier est enregistrée (qui, quand) et contrôlable par la direction.
• Sauvegardes chiffrées de la base de données, avec tests de restauration.

Vos droits

• Accès : l'espace parent vous permet de télécharger les données de votre famille (rubrique « Mes données et consentements »).
• Rectification : signalez une erreur à l'établissement, qui la corrige.
• Opposition : vous pouvez refuser à tout moment les usages facultatifs ci-dessus.
• Effacement : appliqué à la fin de la durée de conservation, dans la limite des archives scolaires et comptables.

Pour exercer ces droits ou pour toute réclamation, contactez la direction de l'établissement.