- Inscriptions
- Import Excel
- Classes et matières
- Personnel et paie
- Frais et reçus
- Trésorerie
- Comptabilité SYSCOHADA
- Documents avec QR code
- Droits par fonction
Des dossiers d'élèves complets, sans ressaisie
Vous reprenez vos listes existantes, puis chaque inscription et réinscription se fait au guichet, en quelques minutes, avec le bon montant à payer.
Pour démarrer
Import depuis Excel avec aperçu
Vos listes d'élèves s'importent depuis un modèle Excel. Un aperçu signale les erreurs avant tout enregistrement.
Inscription et réinscription
Au guichet, avec validation par l'administration si vous le souhaitez, et les frais correspondant au niveau de l'élève.
Responsables légaux
Père, mère, tuteurs et personnes autorisées, reliés à chaque enfant : les bonnes personnes reçoivent les bons messages.
Cartes scolaires avec QR code
Cartes élève, personnel, sortie et bus, au même gabarit, prêtes à imprimer. Les photos envoyées sont validées avant d'apparaître.
Coffre documentaire
Les pièces du dossier de chaque élève, rangées au même endroit, avec un accès contrôlé.
Pré-inscription en ligne
Les familles déposent leur demande et les pièces depuis leur téléphone ; vous la traitez dans Scolarix.
En savoir plus
Structure, personnel, finances et comptabilité
Votre école, telle qu'elle est organisée
Scolarix suit le système éducatif guinéen : cycles, niveaux, classes et périodes. Vous paramétrez une fois, tout le reste en découle.
Cycles, niveaux et classes
Maternelle, primaire, collège, lycée : chaque niveau a ses classes, ses effectifs et ses enseignants.
Plan des matières
Matières et coefficients par niveau : ils servent au calcul des moyennes et à la mise en page des bulletins.
Sessions et frais
Une session par année scolaire, avec ses frais d'inscription, de réinscription et de scolarité.
- 6fonctions, chacune avec ses propres droits
- 5documents officiels vérifiables par QR code
- 4cartes (élève, personnel, sortie, bus) au même gabarit
Le personnel et la paie des enseignants
Les fiches du personnel, la présence et les congés alimentent directement la paie : moins de calculs à la main, moins de contestations en fin de mois.
Fiche du personnel
Enseignants et personnel administratif : coordonnées, fonction, affectations, photo de badge validée par l'administration.
Présence et congés
Le badge du personnel passe au même lecteur que celui des élèves. Les demandes de congés se font en ligne et sont suivies par la direction.
Paie des enseignants
Contrats et taux horaires, calcul à partir des heures émargées, contrôle avant validation, bulletins de paie et export.
Droits d'accès par fonction
Directeur, secrétariat, comptable, caissier, CPE, informaticien : chaque profil n'accède qu'aux modules et aux actions de sa fonction, vérifiés par le serveur.
Des frais suivis au franc près
Chaque paiement est enregistré avec son reçu. Vous voyez qui a payé, qui est en retard, et vous relancez les bonnes familles au bon moment.
Échéancier, encaissements et reçus
Montants par niveau, échéances, paiements partiels, reçus imprimables et relevé de compte par élève.
Relances d'impayés
Listes des familles en retard, relances et rappels automatiques de paiement.
Dépenses et trésorerie
Sorties d'argent, caisses et soldes : vous savez où en est votre trésorerie chaque jour.
Prévisions financières
Encaissements attendus, risque d'impayé et trésorerie prévisionnelle. Chaque chiffre est étiqueté « Observé », « Prévu » ou « Hypothèse » : vous savez ce qui est sûr.
Paiement Mobile Money intégré Bientôt
Le paiement des frais par Orange Money ou MTN MoMo depuis l'espace Parent est en préparation. Aujourd'hui, les paiements sont enregistrés à la caisse de l'école, avec un reçu.
Une comptabilité claire et traçable, au plan SYSCOHADA
Les paiements, dépenses et salaires enregistrés dans Scolarix alimentent la comptabilité : votre comptable part de données déjà saisies.
Journal et grand livre
Écritures par journal, grand livre par compte, sur le plan comptable SYSCOHADA.
Balance et résultat
Balance des comptes et compte de résultat, par période.
Budgets et rapprochement
Budget prévu face au réalisé, rapprochement des comptes.
Périodes et export
Clôture des périodes comptables et export pour votre expert-comptable.
Des documents qu'on ne peut plus falsifier
Chaque document émis par Scolarix porte un QR code et une référence. Une famille, une autre école ou un employeur vérifie en quelques secondes qu'il est authentique.
Demandes de documents en ligne
Élèves et parents demandent un document depuis leur espace ; l'école l'imprime, le signe, le facture selon ses tarifs et peut le réimprimer.
Bulletins, relevés, attestations, certificats, reçus
En PDF, avec QR code et référence de vérification, en français ou en anglais selon le document.
Vérification sans compte
La page publique affiche le type de document, le titulaire, la date et l'établissement émetteur. Jamais la photo, la date de naissance ni les notes.
Révocation
Un document émis par erreur est révoqué : il n'apparaît plus comme valide. Le motif reste interne.
Décider sur des chiffres fiables
Les tableaux de bord sont calculés à partir des données saisies chaque jour : rien à préparer, rien à recopier.
Tableaux de bord
Résultats scolaires, assiduité et recouvrement des frais, par classe et par période.
Élèves à risque
Absences répétées, résultats en baisse, impayés : des alertes pour agir avant qu'il ne soit trop tard.
Rapport hebdomadaire
Chaque lundi, la semaine comparée à la précédente. Une donnée absente est écrite « non disponible », jamais zéro.
Plusieurs établissements
Les fondateurs et coordinateurs de groupes scolaires voient leurs écoles ensemble, en lecture seule.
L'espace Fondateur
Assistant IA Bientôt Poser une question sur les chiffres de l'école en langage courant : en préparation, il n'est pas inclus dans les formules actuelles.
Vos données protégées, vos accès maîtrisés
Les données d'une école sont sensibles : notes, paiements, informations sur des mineurs. Scolarix les protège à chaque étape.
Double authentification
Un code par application ou par SMS en plus du mot de passe ; obligatoire pour les comptes les plus sensibles.
Sessions sous contrôle
Liste des appareils connectés, déconnexion à distance, limitation des tentatives de connexion.
Journal d'audit
Les actions sensibles (modification de notes, paiements, droits) sont tracées : qui, quoi, quand.
Sauvegardes chiffrées et planifiées
Les données de l'établissement sont sauvegardées régulièrement, sous forme chiffrée.
Gouvernance des données Sur demande
Registre des accès, consentements et export des données d'une personne, pour répondre aux demandes des familles.
Ce que ça change pour vous
- Fini les cahiers et les fichiers dispersésUne seule base d'élèves, à jour, partagée par le secrétariat, la caisse et la direction.
- Le recouvrement visible chaque jourVous savez qui doit quoi, et vous relancez avant la fin du trimestre.
- Des documents qui inspirent confianceVos bulletins et attestations se vérifient en ligne : votre réputation est protégée.
- Chacun à sa placeLe caissier encaisse, le secrétariat inscrit, la direction valide et voit tout.
Voyez Scolarix sur les besoins de votre établissement
Une démonstration gratuite et sans engagement, en visioconférence, par téléphone, sur WhatsApp ou sur place à Conakry, au créneau qui vous convient.
- Démonstration personnalisée
- Gratuite et sans engagement
- Prix en francs guinéens, forfait par établissement